Seus pacientes estão em jornadas dentro da sua clínica. Será que você está acompanhando?

O orçamento que ficou sem resposta. O controle de prevenção que ninguém buscou. A falta de ontem que não foi remarcada. A etapa do tratamento esperando a anterior há três meses. Seu sistema de gestão guarda esses dados — ele só não trabalha com eles. O PersonalCRM transforma cada uma dessas situações em uma jornada visível, com etapa, responsável e prazo.

Quero conhecer Conheça algumas das jornadas

Visão geral dos funis no PersonalCRM: caixa de entrada e funis de orçamento por unidade, com total geral, ganho e pendências

Processos organizacionais acabam com perdas ou atrasos

Não é falta de informação, muitas vezes o dado está no sistema de gestão, mas falta um cockpit, uma ferramenta que ajude na jornada de acompanhamento.

Taxa de conversão abaixo do esperado

Muitas oportunidades de vendas e nem sempre com aproveitamento adequado. Pode estar faltando acompanhamento.

Impacto direto no resultado financeiro

Pacientes de retorno com baixo comparecimento

Os pacientes não retornam por iniciativa própria. Não basta enviar uma mensagem, é preciso garantir que a consulta seja agendada e realizada.

Baixo índice de retorno que compromete a ocupação da agenda

Agenda sem acompanhamento diário

Faltas e desmarcações acontecem todo dia. O problema é que a maioria nunca é remarcada por ninguém.

Atraso em tratamentos e agenda mal aproveitada

Etapas do tratamento sem controle

Procedimentos programados dependem uns dos outros. Quando ninguém controla a ordem, o tratamento inteiro atrasa.

Casos que poderiam levar pouco tempo demoram meses ou até anos

Sem dupla digitação, o PersonalCRM busca a informação diretamente do seu sistema de gestão^*

Esta é a diferença entre um CRM genérico e o PersonalCRM: não existe cadastro paralelo, planilha de apoio nem alguém transcrevendo lista de pacientes no fim do dia. Pacientes, telefones, orçamentos, agendamentos, procedimentos, etc. chegam no PersonalCRM via integração, tudo de forma automática.

Automação e ganho de produtividade

Conclusão de etapas, ganhos, perdas, atividades atualizadas, tudo de forma sincronizada com os dados do sistema de gestão, nenhum card precisa ser movimentado manualmente.

Agendamento por IA

O paciente pede a avaliação pelo WhatsApp. A IA agenda na hora.

Às 22h de um domingo, o paciente novo manda mensagem querendo marcar uma avaliação. Em vez de esperar a recepção abrir na segunda, ele recebe na hora os horários livres da agenda do sistema de gestão^*, escolhe um, e a consulta já está marcada.

A IA só oferece os horários que a clínica liberar para avaliação. Quando a conversa sai do que ela pode resolver, ela chama a recepção — e quem já é paciente também consulta, confirma ou desmarca as próprias consultas pelo mesmo WhatsApp.

Como funciona

O paciente pede pelo WhatsApp "Queria marcar uma avaliação." A qualquer hora, inclusive fora do expediente.
A IA consulta a agenda Busca os horários livres no sistema de gestão, dentro das faixas que a clínica liberou.
O paciente escolhe A IA oferece as opções, o paciente responde com a que prefere.
A consulta fica marcada O agendamento é gravado direto na agenda e a conversa fica no CRM para a equipe.

WhatsApp da clínica

Vários números de WhatsApp, um só lugar para controlar

A clínica conecta quantos números precisar — recepção, comercial, cada unidade — e todas as conversas ficam dentro do PersonalCRM, junto da jornada de cada paciente.^*

Controle centralizado para o administrador O administrador vê as conversas de todos os números e de toda a equipe.
Privacidade para cada usuário Cada usuário acessa apenas as jornadas e mensagens que o administrador autorizar.
Caixa de entrada por número Quem escreve pela primeira vez cai na caixa do número que recebeu a mensagem.

* Cada número conectado além do plano contratado pode ter cobrança adicional.

Caixa de entrada do PersonalCRM: conversas de vários números de WhatsApp da clínica, com a conversa aberta ao lado (nomes e telefones protegidos)

Por que não um CRM de uso geral?

CRMs de mercado foram feitos para qualquer tipo de negócio. O PersonalCRM foi feito para a rotina de uma clínica odontológica — e isso muda o que ele já traz pronto.

Recurso

CRM de uso geral

PersonalCRM

Integração com o sistema de gestão

Cadastro manual, importação de planilha ou integração contratada à parte

Pacientes, orçamentos, agendamentos e procedimentos chegam sozinhos do sistema de gestão^* e se atualizam

Estrutura para odontologia

Funil de vendas genérico, para desenhar do zero

Jornadas prontas para a rotina da clínica: orçamentos, prevenção, agendamentos, procedimentos, exames, ortodontia e pós-operatório

Etapas do tratamento

Não conhece a ordem do tratamento

Uma etapa só recebe o paciente quando a anterior foi concluída — a coroa espera o implante

Em geral um número, ou conectores de terceiros

Vários números, cada um com sua caixa de entrada e sua equipe, com a conversa dentro do card

Conversa com o paciente

Chat simplificado — para ver figurinha, reação ou localização, volta-se ao celular

Chat completo, como no WhatsApp Web: reações, respostas citadas, figurinhas, localização, contatos, tiques de entregue e lido, editar e apagar para todos

Agendamento pelo WhatsApp

Alguém da recepção consulta a agenda e responde quando puder

A IA oferece os horários livres da agenda do sistema de gestão^* e já agenda a avaliação na hora

Confirmação de consulta

Mensagem manual, um paciente por vez, e a resposta ainda precisa ser lançada na agenda

Envio automático com link de confirmação: o paciente confirma ou desmarca com um clique e a agenda já fica atualizada

Automação

Regras genéricas para montar e manter

Mensagem automática por etapa, disparo em massa com limite seguro por número e atendente de IA

Teleconsulta^*

Ferramenta de vídeo à parte

Consulta online dentro do CRM, com consentimento, gravação, transcrição e nota clínica

Relatórios

Relatórios fixos

Relatórios de acompanhamento e novos relatórios criados sob medida para a clínica

Comparação com o que um CRM de uso geral costuma oferecer sem integrações ou contratações adicionais. * A teleconsulta tem custo à parte.

Conheça algumas das jornadas

Estas são algumas das que já funcionam em clínicas hoje. A rotina de cada clínica tem as suas — e qualquer uma delas pode virar um quadro no PersonalCRM.

Orçamento aprovado que ninguém acompanha é dinheiro que não entra

Todo orçamento entra no quadro com valor, etapa e responsável. O que está pendente fica à vista, e o card mostra há quantos dias ninguém toca nele.

Quando o paciente aprova no sistema de gestão, o card muda de etapa na próxima sincronização — sem ninguém precisar atualizar nada.

E a jornada não acaba na aprovação: o card acompanha até o tratamento finalizado e mostra quem já tem retorno programado.

Funil de orçamentos no PersonalCRM: colunas de orçamento pendente e aprovado, com e sem consulta agendada, valor somado por etapa e dias sem movimentação

Paciente de controle não volta sozinho

A prevenção vira um quadro por período: quem já está atrasado, quem vence neste mês, quem vence no próximo. A busca deixa de depender da memória da recepção.

Quando o paciente comparece, o PersonalCRM detecta pelo sistema de gestão e move o card para consulta realizada.

Funil de prevenção no PersonalCRM: retornos atrasados, do mês anterior, do mês e do próximo mês, com etiquetas coloridas nos cards

Na ortodontia, cada mês sem manutenção atrasa o tratamento

O paciente de ortodontia precisa comparecer todo mês. O PersonalCRM separa quem está em dia de quem está ausente há 1, 2, 3 ou mais meses, para a busca começar por quem mais precisa.

Quando o tratamento termina, o card sai sozinho. Quem passou para a contenção aparece numa etapa própria, com ou sem agendamento.

Funil de ortodontia no PersonalCRM: pacientes com ortodontia ativa e ausentes há 1, 2, 3 e 4 ou mais meses

A falta de hoje é o buraco na agenda de amanhã

A agenda do dia vira um quadro de acompanhamento: confirmado, faltou, desmarcou e — a coluna que ninguém tem hoje — não reagendado.

Quem faltou e não voltou para a agenda fica numa lista própria, em vez de desaparecer no meio do dia seguinte.

A confirmação também sai sozinha: o paciente recebe a mensagem com um link para confirmar ou desmarcar com um clique, e pelo WhatsApp a IA informa data e horário dos agendamentos futuros e confirma ou desmarca ali mesmo.

Funil de agendamentos no PersonalCRM: agendados não confirmados, confirmados, agendados hoje e faltas ou desmarcações, com dentista e horário de cada consulta

Cada etapa espera a anterior. Sem controle, o tratamento inteiro atrasa

O PersonalCRM conhece a ordem do tratamento. Uma etapa só recebe o paciente quando a etapa anterior dele foi concluída de verdade.

A coroa do dente 36 não aparece como pendência enquanto o implante daquele dente não estiver finalizado. Quando estiver, ela aparece — no dia em que passou a ser possível.

Implante realizado procedimento finalizado

Coroa pendente só entra se o implante foi concluído

Funil de procedimentos no PersonalCRM: última limpeza de protocolo, última profilaxia e pacientes que retornaram, com o procedimento finalizado em cada card

Exame pedido e não feito é tratamento parado

O PersonalCRM acompanha cada exame solicitado até a entrega, direto do sistema de gestão. O que foi pedido e ainda não voltou fica à vista.

Quem não realizou o exame vai para uma etapa própria, para a clínica cobrar antes que o tratamento trave.

Funil de exames no PersonalCRM: exames solicitados, entregues, não realizados e desistências, com o motivo do exame em cada card

Depois da cirurgia, o paciente quer saber que a clínica lembrou dele

Quem fez cirurgia ou implante entra no acompanhamento pós-operatório automaticamente, pelo sistema de gestão.

A mensagem de "como você está?" sai sozinha pelo WhatsApp, nos dias que a clínica definir — no dia seguinte e uma semana depois, por exemplo. A resposta do paciente cai na conversa do card.

Funil de pós-operatório no PersonalCRM: pacientes em acompanhamento depois da cirurgia e acompanhamentos concluídos, com a data da cirurgia em cada card

E a jornada que só a sua clínica tem

Monte um quadro com as etapas que quiser e movimente os cards à mão. Os pacientes podem ser cadastrados um a um ou importados de uma planilha, sem duplicar quem já está em outra jornada.

Funil personalizado no PersonalCRM: uma campanha de clareamento com etapas livres — primeiro contato, em contato, fechou, objeção financeira e aguardando pagamento

O resultado de tudo isso numa tela só

O painel de vendas mostra o que as jornadas produziram: quanto está em aberto, quanto foi fechado e como o mês está andando em relação à meta.

A leitura vai do todo ao indivíduo. Você acompanha o resultado da clínica inteira e, no mesmo lugar, o de cada operador separadamente — o que cada um tem em mãos, o que já converteu e o que está parado esperando ação. A conversa sobre desempenho deixa de ser impressão e passa a ser número.

Painel do funil no PersonalCRM: leads, oportunidades, ganho, perdido e sem interação em reais, e o gráfico de leads por etapa até tratamento finalizado e retorno programado

Agenda de tarefas

Cada retorno combinado vira uma tarefa com dia e hora

O paciente pediu para ligar depois? Ficou de ver o orçamento com a família? A tarefa fica no card dele — ligação, WhatsApp, reunião — com data, hora e anotação, e aparece na agenda de quem é responsável. Nada depende de lembrar.

Atrasadas em destaque O que passou do horário sobe para o topo, em vermelho.
Reprogramar sem recriar Muda a data, a hora e os dados da tarefa sem precisar criar outra.
Aviso no menu O ícone da agenda pisca quando há tarefas do dia ou atrasadas.
A agenda de cada pessoa da equipe O administrador escolhe de quem quer ver as tarefas.

Agenda de tarefas no PersonalCRM: uma ligação atrasada em destaque e as próximas tarefas, com tipo, data, hora, funil, anotação e responsável

E o que faz a jornada andar

Organizar não basta se alguém precisa lembrar de agir. Essa parte o PersonalCRM também cobre.

WhatsApp dentro do CRM

Conversa com o paciente na mesma tela do card, com histórico. Vários números atendidos em caixas separadas, cada um com sua equipe.

Atendente de IA

Responde e tria as mensagens que chegam fora do horário, encaminha o que é urgente e devolve o paciente para a equipe quando é hora. Na caixa de entrada, um selo mostra as conversas que a IA está atendendo.

Alerta de quem ficou sem resposta

O card avisa quando o paciente mandou mensagem e ninguém respondeu, no tempo que a clínica considerar aceitável.

Mensagens automáticas por etapa

Cada etapa pode disparar sua própria mensagem, com o intervalo e a janela de horário que a clínica definir.

Resumo diário por e-mail e WhatsApp

No fim do dia, o que andou em cada jornada, o que foi ganho, o que foi perdido e quem está sem resposta.

Metas por funil

Meta mensal por jornada, com o acompanhamento do mês à vista de quem precisa bater o número.

Faturamento de convênio

Envie o demonstrativo TISS em PDF da operadora, confira guia a guia com o que está no sistema e fature pelo CRM, com data de pagamento e repasse.

Teleconsulta embarcada^*

A consulta online acontece dentro do PersonalCRM, não num aplicativo à parte. O paciente entra por um link, dá o consentimento na tela antes de começar, e a consulta é gravada e transcrita automaticamente.

No fim, a plataforma gera a nota clínica do atendimento a partir da transcrição — o profissional revisa em vez de escrever do zero. A gravação fica disponível para download quando a clínica precisar.

* A teleconsulta tem custo à parte.

Relatórios, inclusive os que ainda não existem

A plataforma entrega os relatórios de acompanhamento do dia a dia — conversão de orçamentos, produção por profissional, desempenho por jornada — e outros que já estão funcionando em clínicas:

Fechamento de convênio: o demonstrativo da operadora conferido guia a guia com o que está no sistema.
Geração de guias TISS para enviar à operadora.
Exportação financeira para os sistemas que a clínica já usa.

E quando a clínica precisa de um recorte que não existe, ela pode solicitar a criação do relatório. Cada clínica recebe o seu catálogo — o relatório nasce da necessidade real, não de uma lista fixa.

Quero conhecer o PersonalCRM

Fale comigo pelo WhatsApp. Eu entendo a rotina da clínica e mostro o sistema funcionando com dados parecidos com os seus.